一、档案保管

1、对市人大常委会机关形成的各种门类和载体的档案，应区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架,并由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专职人员保管。 

2、档案室应保持整洁卫生,档案柜架排列整齐,档案存放位置索引醒目、规范。室内严禁吸烟、用电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐物品及堆放杂物。

3、严格按照“八防”的要求，配置必要的防盗设施、防火器材、防光窗帘，不断改善档案保管条件。坚持做好室内温湿度记录和调控，室内温度应保持在１４～２４℃之间，相对湿度应保持在４５～６０％之间。按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。在档案柜内要存放防虫、防霉药品，并定期更换。

4、档案管理人员必须做到：要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。

5、各种门类的档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。如因保管不善造成档案损坏或丢失，要追究有关人员的责任。

6、档案室和档案柜架的钥匙由档案员保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。档案员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。

7、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

8、档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，不得随便进入。

二、档案保密

1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整。

2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。

3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装防盗门窗，凡遇重大节假日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

4、不该说的秘密不说，不该知道的秘密不问，不该看的秘密不看，不该记录的秘密不记录。

5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁属于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向他人透露秘密文件的内容。

7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

8、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确档案保密范围，严守保密纪律，执行保密规定。

9、不准隐瞒失泄密事件，对造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

三、档案利用

1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，档案室要提供及时、准确和有效的服务。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表。因利用档案，产生经济和社会效益或获得较大影响的，应及时将利用结果向档案室反馈。

2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

3、查阅党、政会议记录、纪检档案和其它涉密档案时，需经主管领导批准。

4、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查阅，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

5、本机关人员确因工作需要借阅重要档案，一般应当天归还；借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，借阅份数每人每次不得超过3份。

6、借阅者应维护档案的完整和安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗，必须在离岗前将所借档案全部归还，以利保管和利用。

8、凡遇节假日和特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料。

9、凡在借阅档案过程中，造成档案散失、污损或拒不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。

10、档案人员应根据本机关工作的特点，按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率和查准率。

四、档案鉴定、销毁、移交

1、建立机关档案鉴定小组，负责档案的鉴定销毁工作，任何人不得擅自销毁档案。

2、凡经鉴定确定销毁的档案都必须编制销毁清册，由主管领导批准，指派两人在指定的地点负责监销，并在销毁清册上签字。

3、根据市档案局的要求和具体规定，档案管理人员应做好档案从室藏向馆藏的移交工作，同时做好移交清册的登记工作。

4、机关各部门指定兼职档案人员负责本部门各类文件材料的收集、整理、归档与移交工作，任何人不得私自保留应当移交的档案。

5、各部门应在第二年的一季度向档案室移交上年度的档案。移交时应认真填写移交清单，严格履行交接手续。

6、所移交的文书档案须符合规范化管理要求，文件、底稿齐全完整，杜绝“三色笔”现象。

7、所移交的会计档案、科技档案，要填写交接清单，交接双方签字并盖章。

8、所移交的照片类档案，文字说明要有时间、地点、人物、事由、背景和摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。

9、归档的录音带、录像带、光盘必须声音清晰、画面清楚，禁止使用劣质录音带、录像带作载体。

10、实物档案包括各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯以及受赠的纪念品和废止的各种印章等。物品移交时要填写交接清单，交接双方签字并盖章。

五、档案统计

1、档案统计工作必须坚持严肃认真、实事求是的科学态度，统计数字做到科学准确，及时完整。

2、档案人员要对室藏档案做到心中有数，随时可向领导和上级有关部门提供所需要的统计数字。

3、档案统计内容包括：档案机构、人员、设备、经费情况；室藏档案、资料情况；档案接收、移交情况；档案资料借阅、利用情况；档案资料编研情况；档案鉴定与销毁情况以及市档案局要求报送的各项统计情况。

4、档案统计要严格按标准格式填报，并按要求报市档案局。

5、上报市档案局的各种统计报表须经办公室主管领导签批，并加盖公章后报送。